Le cadre de gestion de la confidentialité d’Élection Nunavut permet à l’organisme de gérer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, divulgue et détient dans l’exercice de ses fonctions prévues par la loi. Le cadre est révisé tous les deux ans.
Appui administratif
La personne responsable de la protection des renseignements personnels a approuvé ce cadre et s’est engagée à le mettre en œuvre.
Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels a le pouvoir général de surveiller la gestion et la conformité de la confidentialité, incluant les principales responsabilités suivantes :
- Mettre en place des contrôles de la confidentialité concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels et les évaluer de manière continue.
- Surveiller tous les aspects des pratiques de confidentialité et de conformité des règles applicables à cet égard, y compris le plan de gestion de la confidentialité.
- Gérer et réagir à toutes les violations de confidentialité ou aux incidents liés aux renseignements personnels.
- Répondre à toutes les plaintes relatives à la confidentialité et les gérer.
- Assurer la liaison avec le bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, notamment en ce qui a trait aux enquêtes.
- Créer, maintenir et coordonner la prestation de formation sur la protection de la confidentialité et des renseignements personnels pour les employés.
- Agir en tant que personne-ressource pour l’organisation et pour les employés qui ont des questions ou des préoccupations concernant la confidentialité.
- Soutenir le personnel dans les domaines liés à la gestion des fournisseurs de services liés à la confidentialité.
- Examiner et mettre à jour l’inventaire des renseignements personnels et le cadre de gestion de la confidentialité, et recommander toute action ou révision nécessaire.
Formation
Tous les membres du personnel de l’administration centrale (permanents et temporaires) reçoivent une formation sur la protection de la confidentialité dans le cadre de leur orientation. La formation des membres du personnel électoral travaillant de manière temporaire dans les bureaux de scrutin comprend des instructions pour l’utilisation et la gestion appropriées des renseignements personnels.
Politiques de gestion de la confidentialité
Les politiques de gestion de la confidentialité d’Élection Nunavut sont conçues et mises en œuvre pour soutenir la conformité et la gestion de la confidentialité. Les politiques et les processus associés ainsi que la documentation sont périodiquement examinés et mis à jour pour s’assurer qu’ils restent à jour et complets.
Une liste des politiques connexes peut être consultée ici :
- Utilisation d’une liste électorale par les candidats - élections municipales (PDF)
- Utilisation d’une liste électorale par les candidats - élections des députés (PDF)
- Demande d’accès à des renseignements qui ne sont pas des documents publics (PDF)
Avis
Élection Nunavut informera, au moment de la collecte, la personne auprès de qui nous recueillons des renseignements personnels du but de la collecte, des règles autorisant cette collecte de renseignements et des moyens pour contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Inventaire des renseignements personnels
Élections Nunavut tient et met à jour un inventaire de renseignements personnels identifiant :
- Les types de renseignements personnels collectés, utilisés et divulgués.
- Les objectifs pour lesquels des renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués.
- Les activités liées à chaque collecte, utilisation ou divulgation.
- La méthode de collecte, d’utilisation ou de divulgation des renseignements personnels.
- Le support dans lequel les renseignements personnels sont conservés.
- Les périodes de rétention et de destruction pour chacun d’eux.
Protocole en cas d’atteinte à la vie privée
Compte tenu de la nature variée des incidents liés à la protection des renseignements personnels et des atteintes à la vie privée, il n’y a pas de réponse unique, les actions sont donc proportionnelles et appropriées à chaque incident. En cas d’incident liés à la protection des renseignements personnels réel ou présumé ou d’atteinte à la vie privée :
- Le personnel et/ou les fournisseurs de services signalent l’incident réel ou présumé au directeur général des élections;
- Le directeur général des élections détermine les prochaines étapes, y compris la participation du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, de la police ou d’autres autorités compétentes.
Note : les informations sensibles et les renseignements personnels sont considérés de manière distincte, car les informations sensibles comprennent à la fois des renseignements personnels et des renseignements non personnels, mais confidentiels.
Coordonnées
Pour toute question ou préoccupation concernant la confidentialité des renseignements personnels, contactez la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
41 Sivulliq Avenue
Rankin Inlet (Nunavut) X0C 0G0
Tél. : 645-4610 (Rankin Inlet) ou 1-800-267-4394 (sans frais au Canada)
Courriel : privacy@elections.nu.ca
